Sales Audit Project voor VAR
VAR is de Vlaamse Audivisuele Regie die de commerciële contacten legt en onderhoudt tussen bedrijven-adverteerders en de diverse Radio- en Televisiezenders van de VRT. Zij hebben met van Steenis nv een evenwichtig training- en coachingprogramma uitgebouwd voor al hun leidinggevende en commerciële medewerkers. Tegelijkertijd loopt er een ondertussen afgerond consultingproject: het Sales Audit Project voor hun Radio-divisie. Aan het woord zijn Thierry Van Zeebroeck CEO en Rudi Janssens Directeur Radio.
Thierry en Rudi, hoe hebben jullie van Steenis nv leren kennen? Wat waren de eerste indrukken? Hoe verliepen de eerdere samenwerkingen?
“VAR leerde van Steenis nv kennen via onze HR-manager. De kennis en gedrevenheid van Patrick van Steenis en zijn referenties uit de bedrijfswereld overtuigden ons om met hem in zee te gaan.”
Wat was de startsituatie van het ondertussen opgeleverde Sales Audit Project? Wat was de aanleiding? Welke waren de problemen en vaststellingen?
“Aanleiding voor dit Sales Audit Project waren een reeks uitdagingen waar VAR alsmaar meer af te rekenen mee krijgt: de groeiende radioconcurrentie, 4FM, regionale zenders… maar ook andere media die marktaandeel willen afsnoepen. Daarnaast staan we aan de vooravond van een decennium waarin tal van nieuwe technologieën belangrijker worden (podcasting, mobile, internet…). Onze business unit Radio moet een platform creëren om deze nieuwe media ook aan onze klanten-adverteerders aan te bieden.
Heel wat vragen rezen dan ook:
1° Zijn we goed gestructureerd om al deze uitdagingen aan te gaan?
2° Doen we voldoende aan prospectie?
3° Zijn we in staat om voldoende aan klantenretentie te doen?
4° Is onze huidige salesstructuur de juiste om dit te realiseren?
5° Is onze salesbenadering voldoende strategisch doordacht?
6° Dekken we de markt voldoende af?
7° Hebben we contact met de juiste personen en op het juiste moment?
8° Passen we voldoende de inzichten van Proactive Account Management toe?”
Wat is het exacte verloop van dit project voor VAR? Wat gebeurt er concreet? Welke inhoud wordt door van Steenis nv aan VAR geboden?
“Patrick van Steenis startte met een screening van onze divisie van maart tot juni, die volgende inzichten opleverde:
1. Duidelijker formuleren van doelstellingen.
2. Vertalen naar Critical Succes Factors en naar Key Performance Indicators in een door de directie gedragen Balanced ScoreCard.
3. Samen met het hele Radio-team deze CSF’s vertalen naar meetbare, opvolgbare en coachbare KPI’s (‘Hoeveel, hoe vaak, tegen wanneer…?’) om zo ook de buy-in en het engagement te verkrijgen van iedere sales- en interne medewerker over deze anders slechts banale meetpunten: ‘300 bezoeken per jaar of 600 beslissers contacteren… who cares, zolang we maar….’. Belangrijk was dat deze tussentijdse meetpunten van de mensen zelf kwamen, in overleg met elkaar vastgelegd én vervolgens in consensus afgesproken tussen salesmedewerkers en directie. Dit gebeurde tijdens vijf externe dagen gespreid tussen eind februari en juni en tijdens de individuele on-the-job begeleiding door Patrick van alle buitendienstmedewerkers gedurende twee halve dagen per persoon om zo hun ‘fit’ in het vooropgestelde profiel te meten: Beschikken zij over de nodige vaardigheden om de bovenvermelde doelen te kunnen realiseren en onze leidinggevenden om betreffende medewerker(s) te kunnen coachen…? En tegelijkertijd te inventariseren wat hun emotionele en rationele perceptie is op de vernieuwde aanpak en plannen.
4. Formaliseren en vastleggen van de overeengekomen KPI’s en meetpunten in levende documenten en CRM-procedures.
5. Op punt zetten van een individuele opvolgings- en coachingsstructuur binnen het departement Radio op basis van de individueel overeengekomen engagementen tussen directie en medewerkers.
6. On-the-job begeleiden van de drie leidinggevenden bij het opvolgen van hun mensen in het uitvoeren van hun engagementen gedurende de beschikbare periode van eind februari tot juni.
7. Coachings- én coach-the-coach-cultuur binnenbrengen én inburgeren tot alle afspraken nageleefd en opgevolgd worden en alle afspraken zijn geconsolideerd tot procedures en gewoonten.”
Hoe ervaar je dit als opdrachtgever? Welke resultaten zie je? Zou je het zo opnieuw opnieuw doen of mits aanpassingen aan de formule?
“Deze methode werd als zeer positief ervaren. Na minder dan een half jaar hebben we een nieuwe salesstructuur uitgebouwd met een vernieuwde salesapproach. En wat nog belangrijker is: het hele proces wordt ook door de mensen gedragen; iedereen zet zijn schouders onder zijn haar toegewezen projecten.”
Thierry Van Zeebroek, CEO VAR
Rudi Janssens, Directeur VAR Business Unit Radio